Règlement sur la protection des données personnelles applicable chez RCN Justice & Démocratie

Le présent règlement tend à vous informer au mieux sur les traitements et l’utilisation de vos données à caractère personnel ainsi que sur vos droits relatifs à leur contrôle, conformément au règlement (UE) 2016/679 sur la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel.

Le responsable du traitement est RCN Justice & Démocratie (RCN J&D) sis Boulevard Adolphe Max 13-17 à 1000 Bruxelles, n° BCE 0454.55.163.

Ce règlement est susceptible d’être mis à jour, et nous vous recommandons de le consulter régulièrement.

1. CONCEPTS

Les concepts suivants sont utilisés dans ce règlement :

 Données personnelles : toutes les informations relatives à une personne physique identifiée ou identifiable.

Par exemple : le nom, le numéro de registre national, l’adresse, la composition de ménage, des évaluations, des certificats médicaux.

 Traitement  : (ensemble des) action(s) sur les données personnelles.

Par exemple : conserver, collecter, modifier, demander, consulter, utiliser, envoyer, diffuser, transmettre, effacer, supprimer des données personnelles.

 Responsable du traitement : personne physique ou morale, institution, service ou tout autre organisme qui, seul ou avec d’autres, définit la finalité et les moyens du traitement des données personnelles.

Par exemple : l’employeur

 Partie-tierce : personne physique ou morale, institution, service ou tout autre organisme qui traite les données personnelles pour le responsable du traitement.

Par exemple : le secrétariat social agréé pour les employeurs en ce qui concerne le traitement des salaires, les prestataires de services qui recherchent le candidat adéquat.

2. À QUI S’APPLIQUE CE RÈGLEMENT ?

Cette politique s’applique au traitement des données personnelles :
 Des membres du personnel, des stagiaires et des bénévoles ;
 Des personnes qui ont postulé à une offre d’emploi ou qui ont envoyé une candidature spontanée ;
 Des membres, sympathisants, anciens membres ; et
 Toutes personnes nous ayant autorisés à garder leurs données personnelles afin d’être tenues au courant de nos activités, ces personnes sont appelées les « contacts »

Dans ce règlement, ces personnes sont appelées les « personnes concernées ».

3. CATÉGORIES DE DONNÉES PERSONNELLES QUE VOUS NOUS COMMUNIQUEZ

3.1. Visite de notre site internet
 Adresse IP
 Via cookies : voir article 10

3.2. Inscription à notre newsletter
 Email
 Prénom
 Nom
 Type de groupe (media, membre, institutions européennes, école, partenaire…)

3.3. Contacts
 Email
 Prénom
 Nom
 Téléphone (optionnel)
 Fonction (optionnel)
 Photo (optionnel)

3.4. Membre du personnel
 Nom, adresse du domicile, adresse email, numéro de téléphone
 Photos et vidéos
 CV, lettre de motivation, notes prises durant l’entretien
 Informations sur le parcours académique et professionnel
 Formulaires d’évaluation et résultats de tests
 La constatation d’un manquement
 Extrait de casier judiciaire
 Information sur le domicile fiscal
 Traitement de la paie : numéro de registre national, adresse, ancienneté, statut civil, numéro de compte bancaire composition s familiale, date de naissance
 Salaire et fiche de paie
 Des biens appartenant à l’entreprise (par exemple : ordinateur, smartphone, vélo, voiture) ;

3.5. Membre du Conseil d’Administration de RCN Justice & Démocratie
 Nom, prénom, adresse, email, numéro de téléphone, numéro de registre national, formulaire d’adhésion

3.6. Membre de RCN Justice & Démocratie
 Nom, genre, email, organisation, fonction, pays, numéro de téléphone, formulaire d’adhésion

3.7. Consultant et autres prestataires de service
 Nom, email, numéro de téléphone, numéro de compte bancaire

3.8. Participant à nos productions audiovisuelles et nos activités
 Nom, prénom, adresse (optionnel), email, photos et vidéos

3.9. Candidat à un recrutement ou une consultance
 Nom, prénom, adresse, email, numéro de téléphone, photo, CV, lettre de motivation, résultats de tests, notes prise durant l’entretien, informations sur le parcours académique et professionnel, formulaires d’évaluation et résultats de tests

4. CATÉGORIES DE DONNÉES PERSONNELLES QUE NOUS COLLECTONS INDIRECTEMENT

RCN Justice & Démocratie peut traiter des données publiques, telles que des données sujettes à une fonction publique (par exemple la nomination d’un directeur), les données que vous avez publiées vous-même, par exemple des données publiées sur votre site internent, ou des données publiées dans la presse.

5. FONDEMENT JURIDIQUE ET RAISONS DU TRAITEMENT

Le traitement de ces données personnelles a lieu sur la base des motifs juridiques suivants et pour les raisons suivantes :

5.1. Usages généraux

 Adresse IP (voir article 3.1) : Gestion et amélioration de notre site internet y compris pour obtenir des statistiques globales sur la fréquentation des rubriques de notre site

 Email, (photo) (voir article 3.2 et 3.3) : Envoi de notre newsletter électronique, de nos publications, avis de recrutement, et l’invitation à des activités organisées par RCN J&D (évènements, séminaires, réunions de travail, ateliers) moyennant le consentement explicite de la personne concernée ;

 Nom, adresse, email, numéro de téléphone, CV, lettre de motivation, notes prises durant l’entretien, informations de traitement de la paie y compris numéro de registre national, adresse, ancienneté, statut civil, numéro de compte bancaire, composition familiale, date de naissance, salaire et fiches de paie, extrait de casier judiciaire, information sur le domicile fiscale, formulaire d’adhésion (voir article 3.4 et 3.5) : se conformer aux dispositions légales dans le cadre de l’exécution d’un contrat de travail, d’une convention conclue avec un stagiaire ou un bénévole ou dans l’exécution d’un mandat.

 Photos et vidéos (voir articles 3.3, 3.4, 3.8) : productions audiovisuelles, publication sur notre site internet, communication interne moyennant le consentement explicite de la personne concernée ;

 Nom, genre, email, organisation, fonction, pays, numéro de téléphone (voir article 3.6) : se conformer aux dispositions légales et envoi de notre newsletter électronique, de nos publications, avis de recrutement, et l’invitation à des activités organisées par RCN J&D (évènements, séminaires, réunions de travail, ateliers) moyennant le consentement explicite de la personne concernée ;

 Nom, email, numéro de téléphone, numéro de compte bancaire (voir article 3.7) : se conformer aux dispositions légales dans le cadre de l’exécution d’un contrat de prestation de service et livraison de biens, et l’envoi de notre newsletter électronique, de nos publications, avis de recrutement, et l’invitation à des activités organisées par RCN J&D (évènements, séminaires, réunions de travail, ateliers) moyennant le consentement explicite de la personne concernée ;

 Nom, prénom (adresse, email) (voir article 3.8) : productions audiovisuel et rapport d’activités moyennant le consentement explicite de la personne concernée ;

 Nom, prénom, adresse, email, numéro de téléphone, photo, CV, lettre de motivation, résultats de tests, notes prise durant l’entretien, informations sur le parcours académique et professionnel, formulaires d’évaluation et résultats de tests (voir article 3.9) : à la demande de la personne concernée vérifier si elle convient au profil recherché dans le cadre d’un recrutement.

Vous n’êtes pas obligé de communiquer vos données personnelles mais RCN J&D ne peut garantir certains services sans le traitement de celles-ci.

5.2. Marketing direct (newsletter et emails)
Les données personnelles sont utilisées pour des raisons de marketing direct (envoi de newsletter et d’email concernant nos publications et nos activités). Les données personnelles que vous nous communiquez nécessite votre consentement explicite.

A partir de l’entrée en application du GDPR, le 25 mai 2018, nous nous engageons à obtenir des personnes concernées un consentement explicite, clair et formel (un op-tin) pour toute collecte et traitement de leurs données, conformément aux règles et attentes du GDPR, article 4 §11.

Jusqu’à cette date, nous avons considéré qu’il est de l’intérêt légitime des deux parties, les personnes concernées et nous-même, de rester en contact afin de les tenir informés de la destination de leurs dons, des actualités de notre organisation, et de nos besoins.

Ce consentement peut être révoqué à tout moment – gratuitement et sans obligation de justification – en envoyant votre demande par email à info@rcn-ong.be.

5.3. Transfert à des parties-tierces
RCN Justice & Démocratie peut transmettre les données personnelles aux parties-tierces suivantes :
 Au secrétariat social pour les employeurs ;
 À des fournisseurs de services spécialisés en droit du travail, en sécurité sociale, en fiscalité et en immigration ;
 À des organismes publics tels que l’Office national de sécurité sociale ; l’Inspection des lois sociales ; le SPF emploi, travail et concertation sociale ; le SPF finances ; les réseaux secondaires de l’ONSS ;
 À des compagnies d’assurance spécialisée dans les accidents du travail et à d’autres compagnies d’assurance ;
 À la Délégation syndicale, au Comité pour la prévention et la protection au travail ;
 À des entreprises liées au support informatique et technique ;
 À des sociétés de leasing ;
 Au service externe de prévention et de protection au travail ;
 À un médecin du travail ;
 À un huissier ;
 À la personne de confiance ;
 À la mutuelle ;
 À la caisse d’allocations familiales ;
 Aux fonds sociaux sectoriels ;
 Aux autorités judiciaires ;
 Aux intermédiaires externe pour l’envoi de newsletter

RCN J&D ne communique, vend, partage jamais les données personnelles à des parties-tierces à des fins commerciales, excepté celles décrites ci-dessus ou moyennant le consentement explicite de la personne concernée.

RCN J&D prendra des mesures raisonnables pour vous informer anticipativement de la communication de vos données personnelles à une partie-tierce, mais vous accepter que ce n’est pas réalisable en toute circonstance.

6. CRITÈRES DE CONSERVATION

Nous conservons vos données durant la période nécessaire à la bonne gestion du service demandé, ou autant de temps que nécessaire pour répondre à toutes les obligations légales et fiscales.
 Adresse IP (voir article 3.1) : durée de votre visite sur le site internet

 Email, nom, prénom (voir article 3.2 et 3.3) : aussi longtemps que nécessaire à la bonne gestion du service demandé

 Nom, adresse, email, numéro de téléphone, CV, lettre de motivation, notes prises durant l’entretien, informations de traitement de la paie y compris numéro de registre national, adresse, ancienneté, statut civil, numéro de compte bancaire, composition familiale, date de naissance, salaire et fiches de paie, extrait de casier judiciaire, information sur le domicile fiscale, formulaire d’adhésion (voir article 3.4 et 3.5) : aussi longtemps que nécessaire pour le traitement de la paie, l’exécution du contrat de travail et remplir les obligations découlant d’un texte de loi, d’une autre réglementation ou d’une convention.

 Photos et vidéos (voir articles 3.3, 3.4, 3.8) : aussi longtemps que nécessaire pour supprimer les données après l’expiration des délais de conservation prévus par la loi ;

 Nom, genre, email, organisation, fonction, pays, numéro de téléphone (voir article 3.6) : aussi longtemps que nécessaire à la bonne gestion du service demandé et pour supprimer les données après l’expiration des délais de conservation prévus par la loi ;

 Nom, email, numéro de téléphone, numéro de compte bancaire (voir article 3.7) : aussi longtemps que nécessaire pour l’exécution du contrat et supprimer les données après l’expiration des délais de conservation prévus par la loi ;

 Nom, prénom (adresse, email) (voir article 3.8) : aussi longtemps que nécessaire pour supprimer les données après l’expiration des délais de conservation prévus par la loi ;

 Nom, prénom, adresse, email, numéro de téléphone, photo, CV, lettre de motivation, résultats de tests, notes prise durant l’entretien, informations sur le parcours académique et professionnel, formulaires d’évaluation et résultats de tests (voir article 3.9) : aussi longtemps que nécessaire pour le bon déroulement du processus de recrutement et supprimer les données après l’expiration des délais de conservation prévus par la loi

7. AUTRES DROITS

La personne concernée a le droit de :
 Accéder aux données personnelles traitées par RCN J&D. Elle peut obtenir une réponse à plusieurs questions concernant le traitement des données, comme la raison du traitement, les personnes à qui sont transmises les données, la durée de conservation, etc… ;

 Recevoir une copie des données personnelles qui sont traitées. Le paiement de frais raisonnables basés sur les coûts administratifs peut être exigé pour toute copie supplémentaire demandée par la personne concernée. Lorsque la personne concernée présente sa demande par voie électronique, les informations sont fournies sous forme électronique, à moins que la personne concernée ne demande que les informations ne lui soient fournies sous format papier ;

 Faire corriger des données incorrectes ;

 Compléter des données incomplètes, par exemple en fournissant une déclaration complémentaire ;

 Faire effacer des données personnelles le concernant. Les données seront effacées quand la loi ou une autre réglementation obligent RCN J&D à le faire ;

 Obtenir une limitation du traitement. Le traitement sera limité quand la loi ou une autre réglementation obligent RCN J&D à le faire ;

 Recevoir les données à caractère personnel la concernant dans un format structuré, couramment utilisé et lisible électroniquement. Pour autant que la loi ou une autre réglementation le prévoit, la personne concernée a également le droit de transmettre ces données à un autre responsable du traitement. Si cela est techniquement possible, la personne concernée à même le droit d’obtenir que les données à caractère personnel soient transmises directement de RCN J&D à un autre responsable du traitement ;

 Ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé dont les conséquences l’affecteraient de l’une ou l’autre manière. Une intervention humaine est donc nécessaire, sauf dans les exceptions prévues par la loi ou une autre réglementation ;

 Retirer son consentement à traiter ses données à tout moment, sans porter atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait de celui-ci.

La personne concernée a aussi le droit de s’opposer au traitement de ses données personnelles dans les cas prévus par la loi ou une autre réglementation.

La personne concernée peut exercer ces droits en introduisant une demande auprès de : 
RCN Justice & Démocratie
Boulevard Adolphe Max 13-17, 
1000 Bruxelles,
+32-2-3470270
info@rcn-ong.be

RCN Justice & Démocratie peut prendre les mesures nécessaires pour contrôler l’identité de la personne concernée qui introduit une telle demande.
La personne concernée peut également introduire une plainte auprès de l’autorité de contrôle. En Belgique, il s’agit de la Commission de la protection de la vie privée (www.privacycommission.be).

8. SÉCURITÉ ET CONFIDENTIALITÉ

8.1. RCN J&D s’engage à garantir la sécurité de vos informations. Afin d’empêcher l’accès non autorisé ou la divulgation, nous avons mis en place des procédures physiques, électroniques et de gestion appropriée pour sauvegarder et sécuriser les données personnelles que nous recueillons.

8.2. Les renseignements personnels que nous collectons sont conservés dans un environnement sécurisé. Les personnes travaillant pour RCN J&D sont tenues de respecter la confidentialité de vos informations.

Pour assurer la sécurité de vos renseignements personnels, nous avons recours aux mesures suivantes :(Protocole SSL (Secure Sockets Layer) ; Gestion des accès – personne autorisée ; Gestion des accès – personne concernée ; Logiciel de surveillance du réseau ; Sauvegarde informatique ; Identifiant / mot de passe ; Pare-feu (Firewalls).

Toutefois, comme aucun mécanisme n’offre une sécurité maximale, une part de risque est toujours présente lorsque l’on utilise Internet pour transmettre des renseignements personnels.

8.3. RCN J&D s’est assuré que les données personnelles transférées à des parties-tierces soient traitées de manière confidentielle et utilisées de manière sûre. Ils sont tenus de respecter les mêmes règles.

8.4. Le site web de RCN J&D peut contenir des liens vers les sites web de tiers ou des messages de tiers via lesquels vos données personnelles sont collectées. Cette collecte et ce traitement de données n’est pas de la responsabilité de RCN J&D mais bien de la responsabilité de l’annonceur ou du gestionnaire de site web en question sur lequel la personne concernée s’est rendus.

9. DÉCLARATION AUPRÈS DE LA COMMISSION DE PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE

Une déclaration est enregistrée auprès de la Commission de Protection de la Vie Privée. Pour le traitement des données personnelles des personnes concernées :
Commission de Protection de la Vie Privée 
Rue de la Presse, 35 à 1000 Bruxelles,
Tél : 02/274.48.00, 
Fax : 02/274.48.35, 
mail : commission@privacycommission.be.

10. COOKIES

10.1. RCN Justice & Démocratie utilise des cookies et des technologies semblables sur son site Internet. Des cookies sont de petits fichiers informatifs sauvegardés sur votre ordinateur ou appareil lorsque vous visitez notre site Internet. Ces cookies veillent essentiellement à ce que notre site Internet fonctionne correctement et visent à améliorer votre confort de navigation.

10.2. RCN Justice & Démocratie utilise exclusivement les cookies suivant :

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11. DÉLÉGUÉ À LA PROTECTION DES DONNÉES

Le délégué à la protection des données est Patricia Kela, Responsable Ressources Humaines-Administration & Logistique.

Ce délégué est joignable :
 Par lettre ou rendez-vous fixé à l’avance à RCN Justice & Démocratie, Boulevard Adolphe Max 13-17, 1000 Bruxelles, Belgique ;
 Par e-mail à l’adresse électronique suivante : info@rcn-ong.be ;
 Par téléphone au numéro suivant : +32-23470270 ;

12. DROIT APPLICABLE

Le présent règlement est exclusivement soumis et exécuté conformément au droit belge. Tout différend relatif au présent règlement sera de la compétence exclusive du tribunal compétent de Bruxelles, lequel appliquera le droit belge.